ホーム > 書籍詳細:「メール好感度」を格段に上げる技術

「感じのいいメール」はどこが違うのか!? 送信してから後悔しないメールの書き方、送り方。

「メール好感度」を格段に上げる技術

神舘和典/著

734円(税込)

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発売日:2009/11/14

読み仮名 メールコウカンドヲカクダンニアゲルギジュツ
シリーズ名 新潮新書
発行形態 新書、電子書籍
判型 新潮新書
頁数 186ページ
ISBN 978-4-10-610339-1
C-CODE 0281
整理番号 339
ジャンル ビジネス実用、常識・マナー
定価 734円
電子書籍 価格 648円
電子書籍 配信開始日 2011/10/28

怖ろしいことに、メールの印象は仕事の成否だけでなく、人格の評価すら左右します。なんとも言えない気持ちのいいメールと、言葉を失うほど感じの悪いメールの差はどこにあるのか。「メール好感度」の大きな決め手となるのは、実は内容ではありません。送り手のちょっとした工夫や気づかい、いわば「大人のメール作法」なのです。実体験と取材による豊富な事例が詰まった、送信してから後悔しないための必携書!

著者プロフィール

神舘和典 コウダテ・カズノリ

1962(昭和37)年東京都出身。雑誌および書籍編集者を経てライター。政治・経済からスポーツ、文学まで幅広いジャンルを取材し、経営者やアーティストを中心に数多くのインタビューを手がける。なかでも音楽に強く、著書に『新書で入門 ジャズの鉄板50枚+α』など。

目次

はじめに
1 意外と見落としているメールの基本
手紙や電話よりメールが適しているケース
“お願いメール”と“お礼メール”の基本形
宛先はアドレスのままでいいか
件名は具体的に
敬称は「様」「さま」、それとも「さん」?
挨拶文は簡潔なほうがいい
起承転結にこだわるな
改行はこまめに
署名は数パターンあると便利
目的別のフォーマットを作る
2 メールソフトを使いこなせていますか
文字の大きさは初期設定のままで
書体はゴシック体か明朝体
大切な部分には色をつけてみる
「重要度」は相手にとって重要かどうか
開封確認はできるだけ利用しない
CCは人間関係に配慮して
受信時の名前順をコントロールする方法
プライバシー対策にBCC
引用返信で効率よくレスポンス
私信の転送はマナー違反
返信や転送の場合、件名はどうすべきか
「全員へ返信」を有効活用する
添付ファイルを使いこなす
写真を送る
添付ファイルが消えた!?
スペルチェック機能を使ってみよう
英文エラーメッセージを読み解く
3 わずかな工夫で一気に上達するメール術
過剰にならない配慮と工夫
“多忙派”にはひと目で理解できる簡潔文で
“ゆとり派”には長くても丁寧な表現を
デジタルでも体温を感じさせる言葉
少しずつ心の距離を近づける
擬音語や擬態語で親しみある文章に
メールでこそ使い勝手のいい「!」
「ー」「~」の使い方
大人の顔文字作法
特殊な略語が様になる人、ならない人
重要な返信をひかえるとき
「冷静な文章」の条件
語尾に注意する
文章は何度も読み返す
1つの用件はできるだけ1通にまとめる
差がつく語彙のバリエーション
4 便利で恥をかかないケータイメール活用法
出先で威力を発揮するケータイメール
ケータイメールはパソコンメールよりも簡潔に
スマートなお誘いとお断り
絵文字は1回に2、3個まで
「ギャル語」や「2ちゃんねる用語」を使わない
着信拒否より指定受信
自分語りメールは恥ずかしい
相手に好印象をもたれるケータイメール
本当に大切な用件は肉声で
「また連絡します」で上手に切り上げる
内容別・適切な返信のタイミング
メールは自分の分身
付録 これだけは知っておきたい用語集
おわりに

インタビュー/対談/エッセイ

波 2009年12月号より 温もりあるメールとは?

神舘和典

三年ほど前、女性誌の仕事で「美しい手紙の書き方」というテーマの取材を行ったことがある。上品な着物姿で現れた専門家は、文字の書き方から便箋や封筒の選び方まで丁寧に教えてくれた後、「今はみんな手軽にメールを送信して、手紙を書かなくなってしまいました」と寂しそうに語った。「手紙には、メールとは違って、人の温もりがあるのに」とも。そう話す彼女のオリジナルの落款はどれもが美しく、言葉には説得力があった。
しかし、取材の帰り道に思った。メールは手紙に取って代わったわけではなく、手紙の進化形でもない、と。特別なときは、私たちは今も手紙を綴る。メールとの役割分担で、手紙の価値はむしろ高くなったと考えていい。一方、メールは、たとえていえば“普段着”。メールが受け持つのは、ビジネスや急ぎの連絡とか、手紙だと相手の気持ちが重くなってしまうような小さなお礼だ。
それならば、デジタルでありながらも“人の温もりがある”メールを書くにはどうすればいいのか――。試行錯誤と創意工夫を重ねた。私のようなライターという職業は、老若男女、著名な方から一般の方までさまざまな相手とメールのやり取りを行う。その過程で、あらゆるスタイルを試して反応を確かめていったのである。
まずは、読みやすくするために、こまめな改行や一行開けを意識した。メールソフトは、多くの場合、字間や行間がつまっている。そこで、句読点だけでなく文節でも改行し、パソコンの画面でもゆとりをもって読めることを意識した。
そして、デジタル表示の文章でも温もりを感じてもらうために、細かい描写を心がけた。例えば「笑いました」と書くところは、状況によって「笑みがこぼれました」「思わず顔がほころびました」と、「泣きました」は「涙があふれました」「眼が潤んできました」と、使い分けられる。
さらに、擬音語や擬態語を積極的に取り入れるようにした。「とても静かで緊張しました」は「シーンと静まり返っていてドキドキしました」に、「感動的でした」は「胸にジーンときました」に。擬音語や擬態語を混ぜるだけで、文章はソフトになり、相手が親近感を持ってくれることがわかってきた。直筆ではないメール文でも、ちょっとした工夫と心づかいがあれば、多少なりともこちらの体温を感じてもらえるのだ。
『「メール好感度」を格段に上げる技術』では、このようなささやかな工夫を紹介させてもらった。そんなことはとっくに心がけているよ、との声も聞こえてきそうだが、そのようなメールに熟練した方々にはどうかご容赦いただきたい。
歴史が浅いメールは、今もルールやマナーがあいまいだ。ビジネスメールや恋愛系の内容の本はあるが、スタンダードな書き方や送り方についてのものはなかなか見つからない。しかし、だからこそ自由があり、工夫の余地が多くて楽しい。

(こうだて・かずのり ライター)

担当編集者のひとこと

「あるある!」と頷くか、「やっちゃった……」と気づくか

「メール好感度」を上げることを目的とした本書では、多数の文例を紹介しています。いい例、悪い例ともに、実際にやり取りされたメールを、プライバシーに配慮し少々改変して掲載しました。「メール好感度」が高いか低いかは受信者が評価することですから、いずれも著者の取材に対して「そういえば、こんなひどいメールがきた」「このメールは嬉しかったから取ってあった」などのコメントとともに受信者から提供されたものです。
 数多ある文例の中でも、やはり印象に残ったのは悪い例。とくに、4章「便利で恥をかかないケータイメール活用法」で取り上げた、40代男性上司から20代後半の女性部下へのメールでした。文面と詳しい状況については、ぜひ本書をご覧いただきたいのですが、要するに勘違いとセクハラに満ちた内容なのです。しかも、絵文字がてんこ盛り!! どう控えめに言っても、ばか丸出しです。それが、どうも特異なケースではないらしく、著者や担当者の周囲で聞いてみても「あるある!」の声が――。
 これは極端な例ですが、今までごく常識的だと思って送り続けてきたメールが実は「やっちゃった……」満載だったことに気づかされる本書は、怖いけれどとても役に立つメール教本です。

2009/11/25

蘊蓄倉庫

添付ファイルが消えた!?

 メールを送信する際、「添付ファイルをご参照ください」と文面に書きながら、ファイルの添付を忘れてしまうというのはよくあるミスです。しかし、送信済みトレイで確認しても確かにファイルが添付されているのに、相手から「添付ファイルがありません」という返信を受けてしまうことがあります。
 このトラブル、Outlook2007からOutlook Expressへ送信する際にしばしば発生するとか。実際には添付ファイルが送られているにもかかわらず、受信側はそれを受け取れていないのです。原因はというと、ファイルの送信形式にあります。メールの送受信は通常HTMLという形式で行われます。ところがOutlook2007は、ときどき添付ファイルをTNEFという形式で送信することがあるのです。この形式をOutlook Expressは認識できず、添付ファイルをなかったものとして処理してしまいます。
 この問題を解決するためには、送信先ごとに設定が必要です。設定方法については、メールの書き方・送り方について実用的な知識が満載の本書をご覧ください。
掲載:2009年11月25日

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